تخطيط موارد المؤسسة او ما يسمي بـ ERP هو نظام برمجيات لإدارة الأعمال والشركات مصمم لتحسين وإدارة وظائف وموارد المؤسسة وعملياتها المالية والإدارية وتنظيم سير العمل من خلال الترابط بين الادارات داخل المؤسسة والتكامل فيما بينها.
كيف يعمل نظام ERP ؟
اختصار ERP هو مصطلح اطلقته شركة Gartner في عام 1994، وهي شركة أبحاث واستشارات تكنولوجية أمريكية مقرها في ستامفورد، كونيتيكت، ونشاطها هو اجراء أبحاث حول التكنولوجيا ومشاركة هذه الأبحاث من خلال الاستشارات الخاصة والمؤتمرات التنفيذية.
enterprise resource planning
هي عبارة عن انظمة برمجية يتم تصميمها لإدارة جميع أقسام العمل داخل الشركات والمؤسسات، ومن هذه الاقسام. المالية والموارد البشرية والتصنيع والتوريد والمخازن والمشتريات وإدارة المشاريع الخ..، مما يجعل هذه الانظمة جزءًا أساسيًا من العمليات اليومية للمؤسسات الضخمة والمتوسطة. وتتكون برامج الـ ERP من منظومات الأعمال المتصلة وتتشارك هذه المنظومات قاعدة بيانات مشتركة واحدة، مما يجعل عملية التشغيل سلسة ولا تحتاج الي موارد كثيرة.
المنظومات او الإدارات داخل برنامج الـ ERP تقوم بمهام مختلفة فإذا نظرنا الي النظام بابل لإدارة شركات المقاولات والاستثمار العقاري. سنجد انه يحتوي علي منظومات متعددة المهام مثل (الادارة المالية ، الإدارة العامة ،ادارة الأصول والمعدات ،ادارة المشتريات والمخازن ،ادارة المكتب الفني ،الخ..)، تركز كل منظومة على مجال محدد ومهمة معينة ولكنها تعمل معًا لتلبية احتياجات الشركة.
نظرًا لأن حجم الشركات واحتياجاتها مختلفة ولا توجد شركتان متطابقتان في المهام وطرق الادارة، فإن المنظومات ليست الزاماً للتعامل مع هذه الانظمة. يمكن للشركة التي تحتاج الي برنامج ERP. اختيار المنظومات التي تناسب أعمالها وتساعدها علي اتمام عملياتها بشكل أفضل.
ملحوظة
أفضل طريقة يمكن لبرامج الـ ERP تقديم أكبر قيمة للشركة او المؤسسة من خلالها هو الاستفادة الكاملة بجميع منظومات البرنامج. حينها يحطم برنامج ERP المشاكل المتعلقة بالشفافية التي تجعل من عملية جمع البيانات اكثر تعقيداً وتخلق مشاكل تكرار البيانات للعديد من الشركات. يعمل نظام ERP كحل برمجي ومصدر مُوحد للحقيقة داخل الشركات والمؤسسات.
نظام بابل ERP يأتي بشكلين مختلفين:
- نظام التمليك (وهو الترخيص الكامل للبرنامج)
- نظام الكلاود (وهو نظام اشتراك سحابي)
انواع التعاقد علي برنامج بابلERP
يوجد نوعين من اشكال التعاقد علي نظام بابل ERP. نظام التمليك وهو الشراء الكامل لجميع تراخيص استخدام البرنامج، ونظام الكلاود وهو نظام اشتراك سحابي سنوي او نصف سنوي او حسب نوعية التعاقد. يختلف النوعين عن بعضهم البعض، يتم اختيار النظام المناسب اعتمادًا على احتياجات العمل داخل المؤسسة.
نظام التمليك: يتم تركيب هذا النظام داخليًا ويتم التحكم فيه بشكل أساسي داخل المؤسسة او الشركة. تختار معظم الشركات المتعاقدة علي برنامج بابل هذا الخيار إذا كانت ترغب في التحكم الكامل في البرنامج.
إذا كنت ستختار هذا الخيار، فسيحتاج الأمر إلى موارد مخصصة في الموقع للتعامل مع الصيانة الفنية ومنظومات البرامج.
ملحوظة
نظام الكلاود او السحابي: وهذا يعني استخدام البرنامج بواسطة سيرفرات متصلة بشبكة الانترنت خاصة بشركة بابل وهي سيرفرات مؤمنة ضد الهجمات السيبرانية وما الي ذلك، يمكن لهذا النظام أن يوفر آلية تشغيل أكثر مرونة. بحيث يسمح للموظفين بالبحث في بيانات المؤسسة على أي جهاز عبر الإنترنت.
منظومات وخصائص نظام بابل ERP
تم تصميم منظومات البرنامج بمهام مختلفة ومخصصة مع الترابط فيما بينهم. هناك عدد محدد من المنظومات التي تشكل أساسًا لبرنامج بابل ERP. وهناك منظومات اخري تابعة لها تُمكنك من الوصول إلى ميزات إضافية. سنتحدث في الفقرات التالية عن اهم منظومات وخصائص برنامج بابل ERP.
منظومة الادارة المالية :
غالبًا ما تكون الادارة المالية أهم جزء في أنظمة ERP بالنسبة للعديد من الشركات. الغرض الرئيسي من هذه الادارة هو مساعدة الشركات على فهم وضعها المالي وتحليل كافة أعمالها. وتتمثل المميزات الرئيسية لهذه الادارة في تتبع الحسابات الدائنة، والحسابات المدينة، بالإضافة إلى إغلاق الدفاتر وإنشاء التقارير المالية والأسعار. يمكن لهذه الادارة التعامل مع المهام المرتبطة بالفواتير وتخزين المعلومات المالية والأساسية الخاصة بالشركة، مثل مدفوعات البائعين والمٌوردين وإدارة النقد ومقارنات الحسابات. كما أنها توفر مقاييس واضحة للشركة ويمكن أن تساعد في عمليات تخطيط الإنتاج، تعرف علي منظومة الادارة المالية.
منظومة المقاولات العامة :
إدارة المقاولات العامة في أنظمة ERP هي المثال الحقيقي في التنظيم والتحكم. حيث يُعد نظام بابل ERP ثورة حقيقية في عالم إدارة المشاريع، لا سيّما في مجال المقاولات العامة. تُقدم ادارة المقاولات العامة في النظام بابل حلولاً متكاملة لتنظيم مختلف جوانب العمل، بدءًا من متابعة المشاريع وإصدار المستخلصات، وصولًا إلى إدارة العقود وخطابات الضمان، سواء تعلق الأمر بالتعامل مع جهات حكومية أو أفراد أو شركات. كذلك تهدف ادارة المقاولات العامة الي تعزيز الشفافية والمساءلة داخل الشركة، وتقليل التكاليف وزيادة الأرباح. إنّ استخدام أنظمة ERP يُعدّ خطوةً هامةً نحو تطوير هذا القطاع الحيويّ ورفع مستوى أدائه، تعرف علي منظومة المقاولات العامة.
منظومة المكتب الفني :
تتيح ادارة المكتب الفني الربط بباقى الادارت لتسجل المناقصات وتحليلها لمعرفة التكلفة ووضع هامش الربح وتوزيع الكميات على الجدول الزمنى وربطها بالمخازن وعمل الموازنات واستخراج فروقات الاسعار. كما يمكن استيراد عناصر المقايسة في طلب الشراء واستيراد بنود المقايسة في عرض السعر عن طريق ادارة المكتب الفني في شركات المقاولات لتسهيل عملية إدارة المشاريع وتقدير التكاليف، تعرف علي منظومة المكتب الفني.
منظومة المشتريات والمخازن :
تساعد ادارة المشتريات والمخازن على الحصول على المواد والخامات والخدمات التي تحتاجها الشركة لإدارة مشاريعها او ادارة عمليات التصنيع. تساعد هذه المنظومة في إتمام عمليات الشراء، إلى جانب تتبع وتحليل أي عروض أسعار واردة، كما تستطيع من خلال هذه الادارية عمل دورة مخزنية متكاملة بين المخازن والمشتريات والمبيعات ومراقبة الكميات المشتراه والمنصرفة سواء للمخزن او للمشروع بنظم محاسبية متعددة ودقيقة. باستخدام ادارة المشتريات والمخازن، يمكن للشركات الحفاظ على قائمة بالموردين وربط الموردين بعناصر معينة، مما يعزز بدوره علاقات جيدة مع الموردين، تعرف علي منظومة المشتريات والمخازن.
منظومة شئون العاملين :
تحافظ إدارة شئون العاملين او الموارد البشرية على القدرات الأساسية، مثل الوقت والحضور والإنصراف والرواتب. تحافظ هذه الادارة ايضاً على بيانات جميع الموظفين وتخزين المستندات التي تخص كل موظف منهم، مثل مراجعة الأداء أو وصف الوظيفة وقائمة المهام والتوصيف الوظيفي لكل موظف دا خل الشركة وكل مايخص الهيكل الاداري من لوائح وإجراءات، تعرف علي منظومة شئون العاملين.
منظومات آخري مساعدة :
ما الفرق بين نظام ERP وبرامج المحاسبة المالية ؟
في حين أن برامج المحاسبة المستقلة وانظمة ERP تبدو متشابهة إلى حد ما، إلا أن النظامين مختلفان تماماً. يتعلق الأمر بما يمكن أن يفعله كل نظام برمجي ويغطيه. يغطي برنامج المحاسبة عادةً التقارير المالية والحسابات الدائنة والمستحقة والخدمات المصرفية ومعلومات إيرادات المبيعات الأساسية. بينما تشتمل برامج تخطيط موارد المؤسسات الحديثة على مجموعة واسعة من الوحدات التي يمكنها الوصول إلى جميع جوانب عملك. المحاسبة ليست سوى ادارة واحدة ضمن قائمة طويلة من الجوانب الأخرى التي يمكن أن توفرها انظمة اي ار بي يتم بناء برنامج ERP وفقًا لمتطلبات محددة ويمكن صياغته لتناسب احتياجات أي شركة تقريبًا.
تعاني برامج المحاسبة ايضاً من قيود أخرى فيما يتعلق بالمبيعات وإدارة علاقات العملاء وإمكانية الوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي. بينما تحتوي برامج ERP على وحدات خاصة بإدارة المبيعات وشئون العاملين وادارة المخازن والمقاولات والمكتب الفني والاصول والمعدات الخ..، ولا يقتصر على ما يمكن أن يفعله برنامج المحاسبة. يدمج نظام ERP جميع المعلومات المالية في قاعدة بيانات واحدة ويمكن القيام بذلك على السحابة (برنامج بابل السحابي) لسهولة الوصول إليها.
إذا كانت مؤسستك الصغيرة تتوسع بسرعة، فقد تصبح برامج المحاسبة التقليدية غير مجدية وقد ترغب الشركة في البحث عن بيانات محاسبية داخل نظام واحد، مثل نظام بابل ERP. يعد وجود جميع البيانات في موقع مركزي أمرًا ضروريًا للشركات الصغيرة والكبيرة للحصول على رؤى ووجود العديد من الإدارات المتاحة.
تتعدد فوائد انظمة ERP، وأبرزها زيادة الإنتاجية وتقليل تكلفة التشغيل والمرونة والمعلومات المتكاملة. كما ان قدرات تحليل الأعمال التي يوفرها نظام ERP أكثر أهمية بكثير مما توفره برامج المحاسبة التقليدية.
الشركات التي تعتمد علي أنظمة ERP
تُعدّ الحاجة إلى بيانات دقيقة أمرًا ضروريًا لجميع الشركات تقريبًا، بغض النظر عن المجال الذي تعمل فيه. فيما يلي بعض أنواع الشركات التي تعتمد على حلول أنظمةERP.
شركات المقاولات والاستثمار العقاري : تقوم شركات المرافق دائمًا بمراجعة أصولها الرأسمالية. وبالتالي، فإن تنظيم هذه الأصول دون نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يمكن أن يكون عملية صعبة. يُمكن أن يساعد برنامج تخطيط موارد المؤسسات ERP شركات المرافق أيضًا على توقع الطلب على الخدمات المستقبلية واستبدال الأصول القديمة. تعرف علي شركات المقاولات التي تعتمد علي النظام بابل ERP.
شركات الخدمات : تحتاج الشركات التي تقدم خدمات مهنية مثل المحاسبة والضرائب والهندسة إلى برنامج ERP قوي يوفر بيانات في الوقت عند الحاجة. لا يمكن للشركات التي تقدم الخدمات المهنية تحمل تأخير في العمل. لذلك يساعدها برنامج ERP على الالتزام بالمواعيد المحددة وتقليل التكاليف واستخدام الموارد.
شركات الجملة : بالنسبة لمعظم شركات الجملة والاستيراد، يُعدّ خفض تكاليف التوزيع وزيادة المخزون عنصرين رئيسيين للنجاح. أفضل طريقة للحفاظ على تنظيم الأعمال وتشغيلها بكفاءة هي من خلال برنامج ERP الذي يحتوي على ادارات مُخصصة لتلبية احتياجاتها. فمن خلاله يمكن لشركات الجملة التحكم في إدارة المخزون والشراء والخدمات اللوجستية العامة لأعمالهم.
شركات البيع بالتجزئة : يتم إجراء الكثير من عمليات الشراء عبر الإنترنت وذلك بفضل التجارة الإلكترونية وغيرها من قنوات البيع التي غيّرت شكل تجارة التجزئة بشكل كبير عالمياً في السنوات الأخيرة. تعتمد شركات البيع بالتجزئة على البيانات المتكاملة حيث يحتاجون إلى برنامج ERP لتوفير خيارات خدمة ذاتية للعملاء. يمكن أن تساعد حلول ERP في طلبات الشراء وإدارة المخازن. كما يمكن لشركات البيع بالتجزئة الاستفادة من أنظمة ERP لتعزيز معدل عودة العملاء وتحسين تحويلات المواقع الإلكترونية.
وهنا نكون قد انتهينا من الحديث حول موضوع ما هي انظمة تخطيط موارد المؤسسة – enterprise resource planning او ما يتم اختصارها بـ ERP نتمني ان يكون هذا المقال مفيداً لك وقدم اكبر قدر من المعلومات التي تحتاجها، اذا كنت تمتلك اي سؤال بخصوص برنامج بابل ERP فلا تتردد في التواصل معنا