مراقبة المخازن



مراقبة المخازن

الهدف مراقبة الكميات المنصرفة على المشاريع ومراقبة الانحرافات بين الكميات الفعلية و الكميات التقديرية تشمل المنظومة اقسام فرعية وهى مراقبة المشتريات - مراقبة الصرف - مراقبة المبيعات – اعمال مخزنية وتوفر بابل الحلول التالية

تعريف المنظومة

منظومة مراقبة المخازن من خلالها تستطيع عمل دورة مخزنية متكاملة بين المخازن والمشتريات والمبيعات ومراقبة الكميات المشتراه والمنصرفة    

 يمكنك التعرف على مزايا المنظومة بالاصدار 2017



الحلول المقدمة

تقدم منظومة المخازن مجموعة من الحلول التى تجعل ادارة الشركة تسيطر على ادارة ومراقبة الكميات المنصرفة


دورة مشتريات كاملة  تبدأ من طلب الشراء حتى استلام المواد وتحرير الفاتورة  

امكانية الشراء المباشر للمخزن أو المشروع وعدم تجاوز الكميات المعيارية للمشروع اثناء الشراء

دورة مبيعات وصرف من مخازن الشركة سواء لجهة خارجية او لمشروع داخلي

مراقبة الكميات المنصرفة للمشروع أو مقاول الباطن

رسائل تحذيرية فى حالة تجاوز الكميات المنصرفة للكميات التقديرية للمشروع

اعداد محاضر جرد واتلاف وأوامر التحويل الداخلية  بين المخازن او المشاريع

توفير حلول الشراء المباشر للمشروع والمعالجة المحاسبية لها  

توفير حلول الشـــــراء المباشر من عهدة موظف

توفير حلول للتحكم فى عدم شراء كميات للمشروع تجاوزت الكميات المعيارية  

توفير حلول لعمليات البيع المباشر للعملاء والبيع من عدة مخازن فى نفس الفاتورة  

توفير حلول لصرف المواد من المخازن الى المشاريع او الصرف من مشروع لمشروع اخر

توفير حلول لمعالجة ارجاع مواد من مشروع لمخزن

توفير حلول لمعالجة صرف من المخازن لمقاول باطن 

توفير حلول لمعرفة كميات الاصناف المستهلكة فى المشروع 

توفير حلول لعمليات المرتجع سواء مرتجع بيع اوشراء 

توفير دورة مستندية للمشتريات من طلب شراء الى الفحص 

توفير حلول محاسبية لفصل مخزن محدد والتعامل معه بشكل تجاري من بيع وشراء


فاتورة اول المدة

فاتورة بضاعة اول المدة  يتم من خلالها ادخال مخزون اول المدة عن طريق جرد المخزون ويعتبر الرصيد الاولى عند استخدام وتهيئة المخازن كما هو موضح من الشكل الاتى ويجب ان يكون قيمة البضاعة متطابق مع القيد الافتتاحي 



طلب شراء

طلبية شراء مواد عند اتباع دورة مستندية فى الشراء بالمؤسسات يتم عمل دورة ابتداءا من طلبية الشراء وذلك للفصل بين ادارتى المخازن والمشتريات ويتم تحديد الجهة التى يتم الشراء لها المخزن ام المشروع وتحديد مقدم الطلب ثم متابعة الطلب هل مازال مفتوح ام منتهى وتم الموافقة علية كما هو موضح



الشكل العام لطلب الشراء بعد الطباعة



امر توريد مورد

 الخطوة الثانية فى دورة المشتريات المنتظمة هو امر التوريد لتحديد اسم المورد وكذلك اسعار شراء الاصناف من خلال ادارة المشتريات كما هو موضح ويلاحظ ان كل خطوة يتم استيرادها من الخطوة السابقة كما هو موضح




اذن استلام مورد

الخطوة الثالثة فى مراقبة المشتريات عند اتباع الدورة المستندية فى المخازن هو محضر الفحص او اذن استلام المواد ويتم عن طريق امين المخزن او الشخص المسئول عن استلام المواد وذلك لفحص الكميات وجودة المواد قبل استلامها كما هو موضح من الشكل 



فاتورة الشراء

الخطوة الاخيرة فى الدورة المستندية للمشتريات الا وهو تحرير فاتورة الشراء والذى يثبت عنها القيد المحاسبي على النظام  وتحديدسياسة الشراء سواء كانت نقدى او اجل وتسجيل الضريبة والخصومات التى تتم علي الفاتورة كالخصم المكتسب ويمكن استيراد بيانات الفاتورة من اذن الاستلام او محضر الفحص للتاكيد على الدورة وفرض الرقابة على المشتريات كما هو موضح من الشكل





كما هو موضح من الشكل اعلاة يمكن استيراد داخل فاتورة الشراء من الخطوات السابقة فى عملية الشراء وايضا يمكن ربط مشتريات المخازن اوالمشاريع  بالكميات المعيارية التى تم دراستها فى ادارة المشاريع او المقايسات بنظام بابل



فاتورة مرتجع مشتريات

يتم تحديد نوع المرتجع سواء من مخزن لمورد او من مشروع لمورد وايضا يمكن استيراد فاتورة الشراء التى يتم ارتجاع الكميات بها كما هو موضح





فاتورة المبيعات

اذا تم بيع اى مواد اواصناف باقية من المشاريع او اذا كان هناك نشاط تجارى بخلاف نشاط المقاولات فيمكن الاستفادة من مراقبة المبيعات الموجودة داخل المديول حيث يمكن البيع من عدة مخازن داخل الفاتورة الواحدة وكذلك اوبشن حظر البيع بالسالب وكذلك احتساب الضريبة والسياسة البيعية سواء نقدى او اجل وامكانية ربط البيع بعمولات المناديب كما هو موضح





فاتورة مرتجع مبيعات

امكانية ارتجاع جزء من الفاتورة او الفاتورة كلها من خلال فاتورة مرتجع المبيعات ويمكن استيراد فاتورة المبيعات للاستعلام عن الاصناف الموجودة بالفاتورة كما هو موضح



ويكون التوجية المحاسبي كالاتى

فاتوة الصرف

فاتورة صرف  وهنا يتم احتساب التكاليف التى تتم على المشاريع (الكلفة )بعد عملية الشراء وهناك اكثر من اوجة للصرف مثل صرف من مخازن الشركة للمشاريع او صرف من عهدة موظف او صرف من مورد للمشروع مباشرة او صرف من مقاول باطن للمشروع او العكس اذا تم تحميل مقاول باطن بجزء من بند التوريدات او صرف من مشروع الى مشروع كالاتى : & فى حالة الصرف من مخزن للمشروع 




حالة اسناد مقاول باطن لعملية توريد وتركيب وتم توريد له بعض المواد من مخازن الشركة يظهر لمعالجة كالاتى


وهناك بعض الخيارات فى فاتورة الصرف مثل استخدام متوسط السعر على مستوى المخازن وعلى مستوى المخزن الواحد وايضا عدم تجاوز الكميات المعيارية المحددة من قبل المكتب الفنى



دورة المخازن الداخلية

امر تحويل داخلى وذلك عند تحويل اصناف بين المخازن ويشترط ان يكون هناك رصيد فى مخزن الصرفويل داخلى 



محضر الجرد  عند جرد المخزن يتم مطابقة الرصيد الدفترى مع رصيد الجرد واظهار الفروق سواء بالزيادة او النقص ثم معالجة فروق الكميات لعمل التسويات بالمخزن 




محضر الاتلاف  يتم اثبات محضر لاتلاف اى صنف داخل المخزن سواء سيتم تحميلة على الموظف المسئول او على الشركة اذا كان التلف طبيعى كما هو موضح 



اذون الاضافة واذون صرف المواد عند اتباع دورة مستندية داخلية للمخازن ولا ينتج عنها توجية محاسبي وانما فاتورة الصرف ولكن يتأثر بها الكميات فقط




يلاحظ  فى اذن صرف المواد عدم وجود سعر للكميات وذلك لان التأثير فى اذن صرف على الكميات فقط ولم ينتج عنهم قيد محاسبي 


تحديث الاسعار   وذلك اذا تم تحديث الاسعار باخر اسعار شراء داخل النظام فيتم اختيار المجموعة المراد تحديث اسعارها ثم تحديث السعر



تقارير المنظومة

التقارير الخاصة بمنظومة المخازن



                            

يمكنك الاطلاع على تحليل لاهم التقارير الخاصة بالمنظومة من هنا