نظام المستخلصات الدورية هي جداول يذكر فيها البنود التي تم تنفيذها و وحدة قياسها و كميتها و نسبة الصرف،
كما ينبغي أن تكون الأعمال المذكورة بالمستخلص الجاري قد تم تسليمها لإستشاري المشروع و إلا سيتم حذفها من المستخلصتماماً أو تخفيض نسبة صرفها،
كما يمكن كذلك إدراج التشوينات الموجودة بالمشروع بالمستخلص و يتم صرفها كنسبة من سعر البند أو كنسبة من سعرها حسب ما هو متفق عليه بالعقد.
في بداية أي مشروع يتم صرف دفعة مقدمة للمقاول يصرفها له المالك بعد التعاقد مباشرةً و تكون قيمة تلك الدفعة محددة بالعقد (غالباً 10% من إجمالي قيمة العقد)،
و الضامن في هذا الأمر أن المقاول يسلم للمالك في المقابل خطاب ضمان بنكي بنفس قيمة الدفعة المقدمة ليضمن للمالك حسن النية،
و يستطيع المالك تسييل خطاب الضمان – أي صرفه من البنك – في أي وقت إذا إستشعر عدم جدية المقاول في تنفيذ المشروع.
يتم صرف دفعات شهرية متغيرة للمقاول من قبل المالك نظير الأعمال التي تم تنفيذها و تسليمها تباعاً بالمشروع
و تحدد قيمة تلك الدفعات من خلال عمل مستخلصات دورية يقدمها المقاول للإستشاري للمراجعة و الإعتماد وتوجيه المالك بالصرف و يطلق عليها مستخلصات جارية،
من الهام جداً لكل مهندس أن يكون على درايه كافية بطريقة عمل المستخلصات و طريقة مراجعتها.
نظام المستخلصات الدورية:-
هي أداه متعارف عليها في مجال المقاولات و هدفها حساب مستحقات الطرف المنفذ للأعمال عن ما تم إنجازة بشكل دقيق،
و يتم عملها بصورة دورية على فترات متساوية (شهرية أو أسبوعية أو نصف شهرية) و يطلق عليها اسم ( المستخلصات الجارية )
فيما عدا المستخلص الأخير الذي يتم فيه تصفيه الحسابات بين طرفي العملية نهائياً فيطلق عليه ( المستخلص الختامي ).
المستخلصات نوعان:-
كما أن المستخلصات هي وثيقة حسابات تراكمية ، بمعني أنه في كل مستخلص يتم ذكر ما تم ذكرة في المستخلصات السابقة له في الخانة المخصصة للكميات السابقة،
أما الأعمال المستجدة فيتم ذكرها في الخانة المخصصة للكميات الحالية.
أي أن كل مستخلص هو يعبر عن الأعمال التي تمت منذ بداية المشروع و حتى تاريخ تقديم المستخلص
و يكون إجمالي قيمة الأعمال بكل مستخلص هو عبارة عن إجمالي قيمة الأعمال التي تم تنفيذها بالمشروع منذ بدايته.
و لكن يتم خصم المبالغ المالية التي تم صرفها سابقاً بمعرفة قسم الحسابات لمعرفة المبلغ المستحق للصرف.
◄أولاً: مستخلص المالك ( المستخلص بين شركة المقاولات و المالك )
- و هو مستخلص الغرض منه صرف دفعات مالية من المالك لشركة المقاولات نظير ما تم إنجازة من أعمال.
- يتم إعداداه بواسطة المكتب الفني لشركة المقاولات و يتم مراجعته بمعرفة المكتب الفني للإستشاري ثم يقدم للمالك بعد إعتماد الإستشاري.
- تراجع الحسابات عن طريق قسم الحسابات لدى المالك ثم يصرف المبلغ المستحق لشركة المقاولات.
◄ثانياً: مستخلص مقاول الباطن ( المستخلصات بين شركة المقاولات و مقاولي الباطن )
- و هو مستخلص الغرض منه صرف دفعات مالية من شركة المقاولات لمقاولي الباطن نظير ما تم إنجازة من أعمال.
- يتم عمله و مراجعته بواسطة المكتب الفني لشركة المقاولات بالتعاون مع قسم التنفيذ و ليس للإستشاري أو المالك أي علاقة به على الإطلاق
- تراجع الحسابات بمعرفة قسم الحسابات لدى شركة المقاولات و يتم الصرف إلى مقاول الباطن.
◄طريقة إعداد نظام المستخلصات الدورية
- يجب معرفة الأعمال التي تم الإنتهاء منها و تم تسليمها للإستشاري.
- ايضا يجب معرفة الحصر الهندسي لتلك الأعمال.
◄خطوات إعداد نظام المستخلصات الدورية
المستخلص الأول :
- تكون الكميات السابقة تساوي صفراً لأنه لا توجد كميات سابقة، و تكون الكميات الحالية هي الكميات التي تم تنفيذها حتى تاريخ عمل المستخلص.
- الكميات الإجمالية تساوي (مجموع الكميات السابقة + الكميات الحالية) و بما أن الكميات السابقة في المستخلص الأول تساوي صفراً إذن تصبح الكميات الإجمالية هي نفسها الكميات الحالية.
- الفئة بالمستخلص هي نفسها خانة الفئة الموجودة بالمقايسة المرفقة بالتعاقد و يكتب بها سعر البند لكل وحدة.
- خانة الصرف يكتب فيها نسبة إنتهاء الأعمال لكل بند.
- خلية جملة الأعمال = الكمية الإجمالية * نسبة الصرف * الفئة.
- مجموع خانات جملة الأعمال لكل البنود = إجمالي قيمة الأعمال حتى تاريخه.
المستخلص الثاني :
- تكون هناك بنود مستجده و يكون الكميات السابقة لها تساوي صفراً كما هو في المستخلص الأول،
- و تكون هناك بنود تم إستكمالها أي لها كميات تم إدراجها بالمستخلص الأول و في هذه الحالة تكون
- الكميات السابقة لهذه البنود = الكميات الإجمالية بالمستخلص السابق، و تكون الكميات الحالية لها هي الكميات التي تم استحداثها بعد المستخلص السابق.
- وهكذا تكون طريقة عمل المستخلصات الدورية حتى المستخلص الختامي (الأخير) و الذي يتم فيه تصفية الحسابات نهائياً.
- نلاحظ مما سبق أن طريقة حسابات المستخلصات التراكمية تجعل إجمالي قيمة الأعمال بكل مستخلص هي إجمالي الأعمال منذ بداية المشروع و حتى تاريخ تحرير المستخلص،
- و لذلك فإن كل مستخلص يكتب على أعلاه الفترة منذ بدء العمل و حتى تاريخه.
- و يتم بعد حساب إجمالي الأعمال في كل مستخلص خصم الإستقطاعات ( نسبة الدفعة المقدمة و الضرائب)
- ثم يتم خصم ما سبق صرفه من دفعات لمعرفة المبلغ المستحق صرفه.
◄إحتساب التشوينات في نظام المستخلصات الدورية
- التشوينات هي المواد الخام التي تكون مخزنة داخل الموقع تمهيداً لإستخدامها في أعمال الإنشاءات..
- و منها ما تكون تكلفتة كبيرة جداً مثل (حديد التسليح و كابلات الكهرباء…)و خلافة،
- فمن الممكن أن تكون هناك مواد خام مشونة داخل الموقع تقدر تكلفتها بالملايين.
- لذلك فإنه في كثير من الأحيان يطلب المقاول دفعة مالية من المالك نظير وجود تلك التشوينات في الموقع لحين إستخدامها
- و يتم إدراج تلك التشوينات في المستخلصات بالكيفية المتفق عليها في التعاقد.
- غالباً ما يكون الإتفاق بين المالك و المقاول على أن يتم إحتساب نسبة صرف التشوينات في المستخلصات (75% من سعر المواد الخام نفسها).
- يتم تطبيق ذلك عن طريق إدراج خانة في آخر كل مستخلص تسمى خانة التشوينات،
- و يطبق عليها جميع القواعد التي سبق شرحها أثناء إعداد المستخلصات.
- عمل خانة منفصلة لكل بند من بنود التشوينات.
- وايضا إحتساب التشوينات ذات التكلفة المرتفعة فقط مثل (حديد التسليح و الكابلات).
- يسجل في خانة الكميات يتم وضع كميات التشوينات بنفس الطريقة (سابق و حالي و إجمالي)..
- و كلما يستخدم جزء من تلك التشوينات فيما بعد و يتم تحويله إلى أعمال فإنه يتم وضع الكمية التي تم إستخدامها بإشارة سالبة في خانة الحالي.
- ايضا يسجل في خلية الفئة يتم كتابة سعر المادة الخام نفسها ( سعر طن الحديد أو الأسمنت أو سعر متر الكابلات…. إلخ)
- في خانة نسبة الصرف يتم وضع النسبة المتفق عليها في التعاقد لصرف التشوينات (غالباً تكون 75% ).
◄إحتساب فروق الأسعار في المستخلصات
• يقصد بفروق الأسعار هي فروق في بعض البنود التي ربما تنتج عن تقلبات أسعار السوق في بعض المواد الخام
مثل (حديد التسليح و الأسمنت و المواد البترولية)، حيث أن ذلك يؤثر حتماً على تكلفة تنفيذ تلك البنود.
• يشترط لإحتساب أي فرق أسعار للمقاول أن تكون الزيادة في أسعار المواد الخام هي زيادة سيادسة معلنة في الجرائد الحكومية.
• في أغلب العقود بين المالك و المقاول يذكر بند يحدد كيفية إحتساب فروق الأسعار لبعض الأعمال فقط مثل (أعمال الخرسانات و الطرق.. )
و ذلك عن طريق وضع معادلة حسابية يتم إدخال الزيادة في أسعار المواد الخام في تلك المعادلة لنحصل على فرق السعر المستحق للمقاول.
• يتم تطبيق فروق الأسعار في المستخلصات من خلال إدراج بند في نهاية كل مستخلص يسمى ببند فروق الأسعار،
و يتم فيه كتابة مسمى البند الذي سيتم إحتياب فرق السعر له و يتم تطبيق المعادلة الحسابية المذكورة في التعاقد لمعرفة إجمالي فرق السعر المستحق للمقاول لهذا البند.
◄الإستقطاعات من المستخلصات
سبق و أن أشرنا إلى أن إجمالي قيمة كل مستخلص تعبر عن إجمالي قيمة كل الأعمال التي تم تنفيذها بالمشروع منذ بدايته و حتى تاريخ عمل المستخلص،
و لمعرفة المبلغ المستحق للصرف للمقاول فينبغي أن نعلم ما هي الإستقطاعات التي يتم خصمها من كل مستخلص للحصول على ما يسمى بصافي المبلغ المستحق للصرف.
- نسبة الممارسة يتم خصمها إن وجدت ( نسبة التخفيض الذي تم الإتفاق عليه بجلسة الممارسة)
- يتم خصم الضرائب و التأمينات (يتم تقديرها بمعرفة قسم الإدارة المالية لدى المالك).
- تخصم نسبة الدفعة المقدمة من كل مستخلص (10% من قيمة المستخلص) حتى يتم إستردادها بالكامل مع المستخلص الختامي.
- واخيرا يتم خصم ما سبق صرفه من دفعات مالية للمقاول.