دور المكتب الفني في إدارة العقود والمستخلصات وضبط الموارد
- المكتب الفني وإدارة العقود: متابعة تنفيذ العقود وضمان الالتزام بالكميات والأسعار المتفق عليها
- إدارة المستخلصات: التأكد من دقة الكميات والأسعار المدخلة، ومراجعة الاستقطاعات
- ضبط الكميات والأسعار: التأكد من عدم تجاوز الكميات أو الأسعار المتعاقد عليها
- مراقبة التشوينات: متابعة المواد المخزنة في الموقع وتوثيق الكميات بشكل دقيق
- مراجعة التغييرات: توثيق أي تغييرات على المستخلصات وأرشفتها إلكترونيًا
- طلب الموارد: تنسيق طلبات الشراء بالتعاون مع إدارة المشتريات
- مراجعة العهدة: التحقق من مطابقة المصاريف للمواصفات الفنية والخطة الزمنية
الدور التنفيذي للمكتب الفني يشمل إدارة العمليات الرئيسية في المشروع مثل عقود المقاولين، مستخلصات التنفيذ ومستخلصات الأعمال. إضافةً إلى دوره الرقابي في إعداد خطط الكميات الشهرية بالتنسيق مع إدارة المشتريات يساهم المكتب الفني بشكل كبير في وضع التكاليف التقديرية الشهرية. سنستعرض العمليات التنفيذية للمشروع لفهم الدور الرقابي للإدارة والترابط بين الأقسام المختلفة في نظام ERP، مما يضمن سير العمل بكفاءة وفقًا للخطط الزمنية والميزانية المعتمدة
دور المكتب الفني في إدارة العقود وتنفيذ بنود المقاولين
يُعتبر المكتب الفني عنصرًا حاسمًا في إدارة عقود المقاولين، حيث يتولى المسؤولية التنفيذية لمتابعة تنفيذ بنود العقود بدقة والتأكد من التزام المقاولين بالجدول الزمني والكميات المحددة. كما يلعب دورًا رقابيًا في مراقبة التكاليف والكميات لضمان سير العمل وفق الخطة المحددة. يتضمن دور المكتب الفني في إدارة العقود تحديد الكميات المطلوبة، ضبط الأسعار، وإدخال الشروط وطرق الدفع، بالإضافة إلى المتابعة المستمرة لأداء المقاولين والتنسيق بين الأقسام المختلفة.
دور المكتب الفني في ضبط كمية العقد للمقاول
يجب أن يتأكد المكتب الفني من توفر رصيد كميات كافٍ للمقاول قبل تحديد الكميات الخاصة بكل بند. يمكن مراجعة رابط دورة المقاول المتكاملة الذي يوضح كنترول الكميات والأسعار عند توقيع العقد، لضمان دقة التعاقد وتجنب أي نقص في الكميات أو تجاوز في الأسعار.
مثال على متابعة عقود المقاولين
عند توقيع عقد مع مقاول لتنفيذ أعمال الحفر، يقوم المكتب الفني بتحديد الكمية المتعاقد عليها مثل “6300” متر مكعب وسعر الوحدة مثل “178.51”. بعد ذلك، تتابع الإدارة تنفيذ هذه الكميات والتأكد من تطابقها مع الخطة الزمنية المتفق عليها، كما يتابع سير العمل المالي لضمان دفع المستحقات بناءً على الأداء الفعلي.
الدور الرئيسي للمكتب الفني في إدارة المستخلصات
المكتب الفني يلعب دورًا أساسيًا في مراجعة وتدقيق المستخلصات المالية للمشروعات، حيث يتأكد من دقة الكميات
والأسعار المنفذة، ويتحقق من تطابقها مع العقود المتفق عليها. كما يضمن توافق نسبة الإنجاز مع الجدول الزمني، ويقوم بمراجعة الاستقطاعات والخصومات المالية لضمان الالتزام بشروط العقد. بالإضافة إلى ذلك، يتولى المكتب الفني توثيق التغييرات وأرشفتها إلكترونيًا لضمان سهولة الرجوع إليها كما هو موضح.
مراجعة بنود الأعمال وضبط الكميات والأسعار لتفادي تجاوزات العقد
يقوم المكتب الفني بمراجعة بنود الأعمال من حيث الكميات المنفذة مقارنة بالكميات المتعاقد عليها، مع التأكد من تطابق الأسعار المتفق عليها. هذا الإجراء يهدف إلى منع حدوث تجاوزات في الكميات أو الأسعار بما يضمن الالتزام بحدود العقد وتفادي أي زيادة غير مبررة في التكاليف.
التحقق من نسبة الإنجاز الإجمالية وضمان توافقها مع الجدول الزمني
يعتبر دور المكتب الفني في مراجعة المستخلص المالي أمرًا بالغ الأهمية، حيث يتأكد من نسبة الإنجاز الإجمالية للمشروع. يتم حساب هذه النسبة من خلال مقارنة قيمة العقد الإجمالية مع إجمالي الأعمال المنفذة حتى تاريخ المستخلص. كما يحرص المكتب على التحقق من توافق هذه النسبة مع الجدول الزمني المعتمد، للتأكد من أن سير العمل يتم وفقًا للخطة الموضوعة وعدم وجود تأخير في التنفيذ.
مراجعة الاستقطاعات والخصومات المالية لضمان الالتزام بشروط العقد
يتولى المكتب الفني مسؤولية مراجعة الاستقطاعات والخصومات التي تطبقها الجهة المالكة عند إعداد المستخلص المالي، مثل خصم الدفعة المقدمة وفق النسب المتفق عليها. كما يقوم بمراجعة تطبيق ضريبة القيمة المضافة، مع التأكد مما إذا كان السعر يشمل الضريبة أم لا. بالإضافة إلى ذلك، يحرص المكتب على التحقق من أن الضريبة تطبق وفقًا لسياسة الجهة المالكة، سواء قبل خصم ضمان الأعمال أو بعده. وفي حال كانت الضريبة قد تم استقطاعها مسبقًا من الدفعة المقدمة، يتم التأكد من عدم تكرار الخصم أثناء إعداد المستخلص.
التحقق من التشوينات الحالية وتسجيلها بدقة في المستخلص
يقوم المكتب الفني بمراجعة التشوينات الحالية للمشروع، وتسجيلها بشكل تفصيلي من حيث الكمية والقيمة. يتم مقارنة هذه التشوينات بالتشوينات المسجلة في المستخلصات السابقة لضمان دقة البيانات. بعد ذلك، تُضاف هذه التشوينات إلى المستخلص المالي، مما يضمن توثيق كل المواد المتاحة في الموقع والمرتبطة بالأعمال المنفذة.
مثال في مشروع بناء 13 عمارة سكنية، يقوم هذه الإدارة في النظام بابل بتسجيل كمية وقيمة المواد المخزنة في الموقع مثل الحديد والأسمنت، ومقارنتها بالتشوينات السابقة ثم يتم إضافة هذه التفاصيل إلى المستخلص المالي لتحديد القيمة الإجمالية للمشروع بشكل دقيق.
توثيق التغييرات والأعمال المرفقة بالمستخلص وأرشفتها إلكترونيًا
يعمل المكتب الفني على توثيق جميع التغييرات أو الأعمال الإضافية أو المحاضر التي يتم إرفاقها بالمستخلص. يتم أرشفة هذه الوثائق إلكترونيًا بحيث يمكن الرجوع إليها في أي وقت عبر ملف العملية. يوفر نظام بابل ميزة الأرشفة الإلكترونية المرتبطة بشاشة المستخلص، مما يسهل تتبع المستندات المرتبطة بالمشروع وحفظها بشكل منظم للاستخدام المستقبلي.
مثال في حال تم إجراء تعديلات في أحد بنود الأعمال أو تم توقيع محضر تعديل، تقوم هذه الإدارة بتوثيق هذه التغييرات وإرفاق المحضر بالمستخلص المالي. بعد ذلك، يتم أرشفة جميع الوثائق إلكترونيًا في نظام بابل، بحيث يمكن الرجوع إليها بسهولة في حالة المراجعة أو التدقيق مستقبلاً
دور المكتب الفني في طلب الموارد ومراقبتها
يعد دور المكتب الفني أساسيًا في تحديد الموارد المطلوبة للمشروعات بناءً على الجدول الزمني للمشروع، حيث يقوم
المكتب بتحديد كميات المواد التي يحتاجها المشروع بشكل دوري (شهري أو حسب كل مرحلة من مراحل العمل). يتم توجيه طلبات الشراء إلى إدارة المشتريات لضمان توفر الموارد اللازمة في الوقت المناسب لتنفيذ الأعمال دون تأخير. هذا الدور يهدف إلى مراقبة احتياجات المشروع وضمان توافق الطلبات مع التسعير المعتمد خلال دراسة المشروع هذه الشاشة تعكس عملية تنظيمية محورية، حيث تتعاون هذه الإدارة مع إدارة المشتريات لضمان توفر الموارد المطلوبة وفقًا للجدول الزمني المحدد مسبقًا، مع مراعاة التسعير المتفق عليه خلال مرحلة دراسة المشروع
دور المكتب الفني في مراجعة تسوية العهدة
يوفر نظام بابل شاشة خاصة لتسوية العهدة، التي يستخدمها المهندس المسؤول أو محاسب الموقع لتسجيل المصاريف التفصيلية التي تم إنفاقها في المشروع. تلعب هذه الإدارة دورًا مهمًا في مراجعة هذه المصاريف، خاصة إذا كانت
تشمل مواد بناء. تتحقق الإدارة من أن هذه المواد مطابقة للمواصفات الفنية المطلوبة، بالإضافة إلى التأكد من أن الكميات المسجلة تتوافق مع الخطة والجدول الزمني للمشروع. هذا الإجراء يضمن دقة المصاريف المسجلة ويمنع أي تجاوزات غير مخططة في الكميات أو الجودة، مما يسهم في الحفاظ على التوازن المالي والتنفيذي للمشروع.
النظام يقدم نوعين من المستخلصات : المستخلصات التنفيذية والمالية .
من خلال المستخلص التنفيذي،مراجعة بنود الأعمال وضبط الكميات والأسعار لتفادي تجاوزات العقديمكنك تسجيل الأعمال المنفذة في موقع العمل أسبوعيًا لمتابعة نسب الإنجاز الفعلية.
في نهاية الشهر، يسمح النظام باستيراد جميع المستخلصات التنفيذية في المستخلص المالي، مما يتيح إغلاق فترة التنفيذ بكفاءة بمجرد الاستيراد.
هذه الوظيفة تضمن دقة وفعالية في متابعة وإدارة المشروعات.