اكتشف 4 نصائح عملية تساعد شركات المصاعد على تحسين إدارة الصيانة وتنظيم أعمال الفنيين وإدارة قطع الغيار والاستفادة من أنظمة ERP لزيادة الكفاءة ورضا العملاء
تخيل معي المهمة الأكثر رواجاً عند شركات المصاعد فعند تعطل المصاعد يتم التواصل مع شركة الصيانة لحل المشكلة بأقصى سرعة ممكنة
إذا تخيلنا المهمة بشكل سطحي فستكون العواقب عند تعطل المصاعد هي تأخر الناس عن مواعيدهم وتأخر الخدمات الصحية الحرجة ايضاً في حال كان هناك حالة طارئة
وإذا تخلينا المهمة بشكل عميق فقد يكون الناس معلقين داخل المصعد (الاسانسير). وفي هذه الحالات يجب على شركات المصاعد أن تكون قادرة على نقل فنيين الصيانة مع قطع الغيار المناسبة إلى موقع المصعد في أسرع وقت ممكن
الآن هم بحاجة إلى القيام بهذه المهمة بأقصى سرعة وكفاءة لضمان عدم انهيار سمعة الشركة ومصداقيتها وخسارة العملاء كذلك يجب على شركات المصاعد تقديم الصيانة المجدولة التي تمنع حدوث مثل هذه الأعطال
تشير تقارير Fortune Business Insights إلى أن سوق أنظمة ERP العالمي يشهد نموًا مستمرًا مع توسع الشركات في التحول الرقمي واعتماد الأنظمة السحابية لتحسين الكفاءة التشغيلية
وهو ما يدفع شركات الخدمات الميدانية، ومنها شركات المصاعد، إلى الاستثمار في حلول إدارة متكاملة
نصائح لخوض تحديات شركات المصاعد
مع وجود العديد من المهام والخدمات المختلفة التي تلتزم بها شركات المصاعد ومعظم الشركات التي تقدم عقود صيانة تظهر ضرورة الترتيب والتنسيق بين هذه المهام تدرك معظم هذه الشركات بعد فترة من المكافحة أنها يجب أن تصبح رقمية وتستفيد من برامج تقديم الخدمات الميدانية
لا يتم إنشاء جميع هذه البرامج بنفس الكفاءة والفاعلية. لذا يجب على شركات المصاعد التأكد من أن هذه البرامج توفر التقنيات اللازمة لاستهداف النقاط الهامة وذات الاولوية. في الفقرة التالية
سنتحدث عن 5 نقاط رئيسية لا تستطيع شركات المصاعد الناجحة الاستغناء عنها
التنسيق مع الموردين وتوفير قطع الغيار اللازمة
تضم شركات المصاعد فنيين ذو خبرة في تقنيات الجر والهيدروليكية إلى الفراغ الهوائي وأنظمة التشغيل الخ..، أنها توفر مزيجاً من خدمات الصيانة والتركيب والطوارئ للمصاعد في جميع أحجام المباني التجارية والسكنية والحكومية. وتحتاج هذه الشركات التأكد من أن لديهم قطع الغيار المناسبة عند الحاجة إليها.
مع انظمة ERP لا حاجة للقلق بشأن تنسيق هذه التفاصيل. يمكن لبرنامج بابل ERP إنشاء جداول لتقديم الخدمات بطريقة مثالية وطرق السفر لكل فني والأخذ في الاعتبار جميع المتغيرات المحتملة. مثل مهارات الفني وطبيعة وظيفته وقطع الغيار المطلوبة للمهام الخاصة به وأماكن التخزين والعوامل الأخرى التي تؤثر على توقيت الخدمة والمهام
لذا عند حدوث حالات طوارئ أو الحاجة إلى تغيير جدول الخدمات يمكن للشركة تكييف عملياتها بسرعة وإنشاء جداول زمنية محسنة على الفور
استخدام البيانات والتقارير لتحديد الزيارات والمتطلبات
تساعد هذه النوعية من البرامج شركات المصاعد علي التنبؤ بمواعيد الصيانة اللازمة. مع سهولة الوصول إلى البيانات التاريخية وسجلات الزيارات والصيانة والفنيين المسؤولين عن هذه العمليات، حيث يمكن لشركات المصاعد تحديد ما يلي بسرعة:
- تحديد عدد الزيارات السنوية وأنواع الخدمات المتوقعة واستكشاف الأخطاء
- معرفة متوسط الوقت المستغرق في كل زيارة للعميل بالنسبة للفنيين
- عدد وأنواع قطع الغيار المطلوبة في أغلب الأحيان ومع كل عميل على حدة
يمكنهم بعد ذلك تحليل البيانات وتوقع المشكلات المحتملة ومعالجتها بشكل استباقي قبل أن تزداد شدتها أو تتسبب في حدوث عطل
كذلك إدخال تقرير الخدمة من قبل الفنيين. يمكن تصميم نماذج تقرير الخدمة لأنواع وظائف وعملاء محددين تسهل هذه التقارير الموضوعة مسبقا على الفنيين إكمال إدخال تقارير الخدمة بشكل دقيق ومفصل بسرعة وسهولة
لم تعد شركات المصاعد مضطرة للقلق بشأن التقارير غير المكتملة أو غير الصحيحة أو التأخير في إرسال التقارير يتم إرسال تقارير الخدمة إلى المكتب للمعالجة والفواتير
إذا كانت شركة المصاعد تنفذ مشروعات تركيب إلى جانب خدمات الصيانة فإن استخدام نظام متخصص مثل برنامج بابل لمحاسبة المقاولات يساعد على متابعة تكاليف المشروعات وإدارة العقود والمستخلصات وربطها بالمخزون والمشتريات والحسابات
بما يوفر رؤية مالية وتشغيلية أكثر دقة لجميع مراحل العمل
تسجيل وتنظيم قنوات التواصل لتعزيز الإتصالات مع العملاء
تكون هذه الاتصالات الفورية غنية بالمعلومات بالنسبة لك وللعملاء. برنامج بابل ERP يرسل رسائل نصية أو رسائل واتساب او فيس بوك إلى العملاء عند أي تغيير في سياسات الشركة او مواعيد العمل او حالات الطوارئ او حتي انتهاء عقد الصيانة كما يمكن إبلاغ العملاء بموعد وصول الفنيين.ويمكنهم تلقي تقارير الخدمة بمجرد اكتمالها
استخدام البرامج التي توفر نسخ سحابية
تمنح البرامج السحابية شركات المصاعد تقديم خدمة ميدانية مرنة والاعتماد على تقنيات جديدة بأكثر الطرق سلاسة وكفاءة وفعالية من حيث التكلفة. تعتمد شركات المصاعد في الوطن العربي على برنامج بابل ERP علي مدار السنوات الماضية ونفتخر بتقديم العديد من التحديثات السنوية المقترحة من طرف المستخدمين للوصول لأمثل صورة لإدارة شركات المصاعد طلب عرض توضيحي
الخاتمة ومزايا إدارة الصيانة والتشغيل
الإدارة تتعامل بشكل متكامل مع شركات المصاعد والأمن والسلامة والصيانة والتركيب بشكل عام وتوفر لك تسجيل بنود التركيبات والمقايسات وإمكانية إنشاء عرض سعر وطباعته بكافة بيانات المصعد والعميل بشكل رسمي ومعتمد وإمكانية وضع تاريخ لمتابعة العروض واضافة الموظف المسؤول
بالامكان ربط العميل بعقد تركيبات فى حالة التعاقد او انشاء عقد تركيبات وتسجل الدفعات وبيانات العميل وارفاق وارشفة اى ملفات خارجية مع إمكانية تحديد فترة عمل العقد والضمان وتوزيع الزيارة بعد التركيب ويتيح لك أيضا إصدار فاتورة ضريبية عند استحقاق الدفعة للعميل بشكل معتمد
كما تتيح الادارة امكانية تقديم طلب شراء وربط الطلب بإدارة المشتريات واعتماده وكذلك عمل امر صرف لمواد من مخازن الشركة وربطها بادارة المخازن وأكثر من ذلك
الأسئلة الشائعة
كيف يمكن لشركات المصاعد تقليل الأعطال المفاجئة؟
الاعتماد على الصيانة الوقائية ومراقبة أداء المصاعد بشكل دوري وتحليل بيانات الأعطال السابقة يساعد على اكتشاف المشكلات قبل تطورها مما يقلل من الأعطال غير المتوقعة ويحسن مستوى الخدمة
ما أهم مؤشرات الأداء (KPIs) التي يجب أن تتابعها شركات المصاعد؟
تشمل أهم المؤشرات متوسط زمن الاستجابة لطلبات الصيانة ومعدل إصلاح الأعطال من أول زيارة ونسبة الالتزام بمواعيد الصيانة الدورية ورضا العملاء وتكلفة الصيانة لكل مصعد ومعدل توافر قطع الغيار
كيف تساعد التقارير التحليلية في تحسين أداء شركات المصاعد؟
تمنح التقارير الإدارة رؤية واضحة حول الأعطال المتكررة وأداء الفنيين واستهلاك قطع الغيار وتكاليف الصيانة مما يساعد على اتخاذ قرارات أكثر دقة وتحسين كفاءة التشغيل
كيف تساهم برامج ERP في تحسين تجربة عملاء شركات المصاعد؟
توفر أنظمة ERP متابعة دقيقة لطلبات الصيانة وإشعارات بمواعيد الزيارات وسجلًا كاملاً لكل عميل وسرعة في إصدار التقارير والفواتير مما يعزز ثقة العملاء ويرفع مستوى رضاهم
